Effiziente Verwaltung durch digitale Prozesse

Die Arbeitsabläufe in einem Maklerbüro lassen sich heute kaum mehr ohne Maklerverwaltungsprogramm (MVP) realisieren. Ob es um die Auswertung statistischer Daten, um eine Vereinfachung der Prozesse oder die Erschließung neuer Geschäftsfelder geht – wer nach wie vor auf die physikalische Umsetzung baut, wird es in den nächsten Jahren bedeutend schwerer haben.

Das SALIA®-Maklerverwaltungsprogramm bietet all diese Funktionen – und mehr. experten Report hat mit Frank-Peter Barnekow, Leiter Vertrieb und Koordination bei der SQL Projekt AG, gesprochen.

Frank-Peter Barnekow, Leiter Vertrieb und Koordination der SQL Projekt AG

Frank-Peter Barnekow, Leiter Vertrieb und Koordination der SQL Projekt AG

Herr Barnekow, ich falle gleich mit der Tür ins Haus: Welche Punkte sind für ein digitales Maklerbüro heute entscheidend? Warum geht es nicht mehr ohne Maklerverwaltungsprogramm?

Oh, da gibt es unzählige Argumente. Sinkende Einnahmen und veränderte Markverhältnisse erfordern effizientere Arbeitsmethoden. Es ist schlichtweg zu zeitaufwändig und damit zu teuer, lange nach Dokumenten oder anderen Daten zu suchen.

Ein Vermittler benötigt eine zentrale Informationsplattform, in der alle Kunden, Verträge, Schäden, Dokumente, Aufgaben, Termine usw. abgelegt werden können und dementsprechend auch zu finden sind. Die Kunden wollen schnell und gut betreut werden, aber nicht auf persönlichen Service verzichten. Das unterscheidet uns noch von anderen Branchen, die fast vollständig digitalisiert werden könnten. Diese Herausforderung kann man nur mit einem Maklerverwaltungsprogramm bewältigen. Wenn dieses auch noch wie SALIA® unabhängig und neutral ist, umso besser für den freien Vermittler.

Um diese zentrale Informationsplattform mit Leben zu erfüllen, müssen natürlich zahlreiche Informationen und Daten in das System importiert werden. Wir nutzen dafür alle digitalen Formate die uns der Markt bietet. Excel, GDV, XML, CSV sowie Schnittstellen zu vielen Softwareprodukten, wie Beratungsassistenten oder Angebots- und Vergleichsrechnern. Darüber hinaus werden die vom BIPRO e.V. erarbeiteten Normen zur Übertragung von Informationen und Daten immer wichtiger. SALIA® importiert bereits die Dokumente und Geschäftsvorfälle vieler Gesellschaften direkt und ordnet diese auch den entsprechenden Verträgen zu.

Eine enorm wichtige Funktionalität bei einem MVP wie SALIA® ist eine Kontakthistorie. Das bedeutet, alles was in dem Kontakt geändert wurde, wird automatisch in der Historie hinterlegt. Wer hat was, wann mit dem Kontakt gemacht. Und glauben Sie mir, Computer und Software können sich Informationen verdammt gut merken. Ein MVP kann auch sehr gut dazu dienen den Kopf für wichtige Dinge frei zu bekommen. Dafür sind Programme wie SALIA® da. Importieren, speichern und dann abrufen wenn es benötigt wird.

Was hat die SQL Projekt AG dazu bewogen ein weiteres MVP zu entwickeln?

Als wir 1999 mit der Entwicklung von SALIA® begonnen haben, war der Markt noch sehr übersichtlich. Es gab Individualentwicklungen und einige wenige Programme die für einen kleinen bis mittleren Makler fast unerschwinglich waren. Wir wollten ein Programm am Markt platzieren, welches ein vernünftiges Preis/Leistungsverhältnis besitzt. Das haben wir bis 2002, als wir mit dem Vertrieb begonnen haben, auch entsprechend umgesetzt. Damals gab es nur eine technische Norm für die Branche und das war die GDV-Norm zur Übertragung von Vertrags- und Kontaktdaten. Und auf Basis dieser Norm haben wir unser Programm aufgebaut.

Das kommt uns heute noch sehr zu Gute. Denn unser GDV-Import ist außergewöhnlich gut! Damit heben wir uns vom Wettbewerb ab. GDV-Daten werden auch in Zukunft noch eine wichtige Rolle beim Informationsaustausch zwischen VU und Makler spielen.

Natürlich hat sich in den vielen Jahren eine Menge getan. Neben den technisch notwendigen Modernisierungen, hat sich auch der Funktionsumfang erheblich weiter entwickelt. Ein starkes Unternehmen, wie die SQL Projekt AG dabei im Rücken zu haben, war natürlich hilfreich. 25 Jahre Erfahrung im Softwareprojektgeschäft, auch in anderen Branchen, haben unserer Standardsoftware gut getan. Unser jährlich stattfindender SALIA®-Anwendertag bildet für die Weiterentwicklung von SALIA® eine entscheidende Grundlage. Und die Entwicklung wird niemals enden. Unsere Kunden setzten auf eine solide und moderne Softwarelösung und die werden wir auch in der Zukunft bieten.

Der SALIA®-Anwendertag ist also das Herzstück der Entwicklung. Nicht Programmierer entscheiden, was Vermittler brauchen, sondern die Anwender selbst. Wie ist die Resonanz?

Äußerst positiv. Bei unserer Veranstaltung gibt es keine Monologe. Wir stellen neue Funktionen vor, man diskutiert und tauscht sich aus. Das ist sehr gut für uns und auch für unsere Anwender. Davon abgesehen, lernen unsere Kunden auch mal die Kollegen der Entwicklung / Support persönlich kennen. Bei jeder Präsentation, die ich vor Interessenten halte, ernte ich Zustimmung bezüglich der Praxisnähe von SALIA®.

Diese vielen kleinen Hilfen im Alltag bekommen wir von unseren Anwendern. Beispielsweise findet der Anwender alle möglichen Kommunikationsdaten bezüglich eines Vertrages unter einem ICON. Gesellschaft, Kunde, Vermittler, evtl. Pool, alle Daten schnell und übersichtlich. Aber auch umfangreiche Funktionen wie die Provisionsabrechnung werden von unseren Kunden mit beeinflusst. Selbstverständlich darf man nicht wild jeden Wunsch erfüllen, das geht schief, aber wir bauen Wünsche so in die Lösung ein, dass es in das logische Gefüge der Gesamtlösung hineinpasst.  So bleibt SALIA® die übersichtliche und klar strukturierte Software, die sie schon immer war.

Gibt es für interessierte Maklerbüros eine Demoversion? Könnten Sie den Funktionsumfang erläutern?

Da sind wir sehr unkompliziert. Einfach auf unserer Homepage eine, lediglich zeitlich begrenzte, Demoversion downloaden, installieren und los geht’s. Darüber hinaus  haben wir auf unserer Webseite viele Anwendungs- und Schulungsvideos hinterlegt. Diese sind auch aus unserer Software direkt aufrufbar. Diese Filme sind sehr verständlich und strukturiert aufgebaut. Wer will kann sich auch erst mal nur die Filme ansehen und dann praktisch probieren.

Gibt es verschiedene Versionen und wie hoch sind die Kosten?

Wir haben eine zentrale, sehr umfangreiche Version mit allen Funktionen die der Makler im Allgemeinen benötigt. Es gibt keine Begrenzung für das Anlegen von Kontakten, Verträgen oder Dokumenten. Auch Schnittstellen wie der GDV-Import oder die MS Outlook inkl. E-Mail Abgleich sind in der Standardversion enthalten. Auch der Import von Kundendaten per Excel sowie ein Aufgaben- und Terminmanagement sind enthalten. SALIA® kann man für eine Jahresmiete von 500 Euro zuzüglich MwSt. inkl. Support pro Arbeitsplatz mieten. Es gibt aber auch monatliche Mieten und die Option zum Kauf. Die Liste der zusätzlichen Module ist sehr klein. Die Provisionsabrechnung für Untervermittler ist beispielsweise eine Option. Das ist eine mächtige Funktion, die nicht von allen Kunden benötigt wird.

Der Kundenservice kann durch automatisierte Prozesse verbessert werden. Welche Wege und Serviceangebote empfehlen Sie Vermittlern, um sich vom Wettbewerb abzuheben?

Da gibt es zwei Ansätze. Im Termin- und Aufgabenmanagement von SALIA® hat der Vermittler die Möglichkeit, sich automatische Aufgaben zu generieren. Das bedeutet, je nach Anlass, kann man vorab festlegen, welche Aufgaben sich in welcher Reihenfolge und zeitlichem Abstand zueinander, automatisch erstellen. Die Aufgaben erscheinen dann bei den entsprechenden Mitarbeitern im Kalender bzw. Aufgabenliste. Mit Hilfe dieser Funktion kann der Vermittler Verzögerungen im Prozess mit den Gesellschaften oder auch Innerbetrieblich vorbeugen. Das Ergebnis: saubere, professionelle Arbeitsabläufe im Büro. Das merken Kunden.

Die Kommunikation zwischen Vermittler und Kunden kann zusätzlich über das SALIA® Kundenportal erfolgen. Der Kunde bekommt die Vertragsdaten und Dokumente vom Vermittler online in seinem Portalzugang zur Verfügung gestellt. Kunden können dann über Handy, Tablet oder PC die Informationen des Vermittlers einsehen. Die Daten kommen aus SALIA® und werden auch aus SALIA® administriert. Angebote und Vertragsanpassungen werden so schnell, unkompliziert und kundengerecht bereitgestellt.

Noch zwei Fragen zum großen und wichtigen Thema Datenschutz: Wie müssen Vermittler bei Speicherung sensibler Daten mit dem Thema Datenschutz umgehen? Und natürlich – wie geht SALIA®mit den Daten um?

Wir empfehlen den Vermittlern mit ihren Kunden eine Datenschutzvereinbarung abzuschließen. Neben den Stammdaten der Kontakte und Verträge, hat der Vermittler gerade mit SALIA®, eine hervorragende Möglichkeit Informationen, wie zum Beispiel Interessen, Risiken oder Besitzverhältnisse zu speichern, um diese Serviceorientiert zum richtigen Zeitpunkt für den Kunden parat zu haben. Das sind mitunter sensible Daten die nur den Vermittler zu interessieren haben.

Die Daten gehen nicht in die Online Funktionen von SALIA® (SALIA Kundenportal) ein, sondern bleiben in der Vermittlereigenen Datenhoheit. Also auf seinem Server bzw. Rechner.

Die digitale Transformation kennt kein Halten. Sukzessive wird sich immer mehr auf „online“ verlagern. Was raten Sie Vermittlern, die lieber offline unterwegs sind – und die neuen Medien eher skeptisch betrachten?

Sie sollten in Zukunft mit SALIA® arbeiten (lacht). Also im Ernst, ich kann das bis zu einem bestimmten Punkt sehr gut nachvollziehen. Offline bedeutet auch nicht, dass auf Mobilität verzichten werden muss. Also können die Vermittler ohne Weiteres ihre Daten offline speichern und auch sichern. Allerdings wird die Kommunikation zwischen den Gesellschaften und den Vermittlern immer häufiger online stattfinden. Das ist richtig und auch gut so. Nur so können die Gesellschaften den gewünschten Service auch gegenüber den Vermittlern gewährleisten.

Auf der John-Vermittler-Roadshow sind Sie ab August mit dem Thema „Effiziente Verwaltung mit Hilfe digitaler Prozesse“ am Start. Was können Sie uns vorab schon zu ihrem Vortrag erzählen?

Ich möchte den Teilnehmern zeigen, dass eine Software wie SALIA® ein wunderbares Hilfsmittel für die tägliche Arbeit sein kann. An vielen praktischen Beispielen erläutere ich, wie und wo man ganz einfach Zeit spart, und wie man mit der Software den Service am Kunden steigern kann.

Das große Plus der meisten Vermittler ist ihre Unabhängigkeit. Bei der Auswahl eines Maklerverwaltungsprogramms entscheidet sich wesentlich, ob das auch in Zukunft so bleibt. Ich zeige den Teilnehmern, dass man unabhängig bleiben kann. Zumindest was die Datenhaltung und Datenpflege betrifft.

Herr Barnekow, wir bedanken uns für das freundliche Gespräch.

 

Bilder: (1) © Andreas Berheide / fotolia.com (2) © SQL Projekt AG