Vertragsverwaltung effizient und automatisiert

Die Effizienz der Prozesse im Maklerbüro ist das A und O für einen reibungslosen Office-betrieb und wird zusehends zu einem Wettbewerbsfaktor für den Makler. Das Maklerverwaltungsprogramm von FINASS.NET unterstützt den Workflow rund um vertragsrelevante Daten, die automatisiert verarbeitet werden können. Clevere Assistenten bieten weitere Tools für die Kundenkommunikation. Der experten-Report spricht mit Frank Weber darüber und welche Neuerungen in Zukunft geplant sind.

Frank Weber, Geschäftsführer, FW Finanz- & Assekuranz-Kontor GmbH Versicherungsmakler & Finanzdienstleistungen

Frank Weber, Geschäftsführer, FW Finanz- & Assekuranz-Kontor GmbH Versicherungsmakler & Finanzdienstleistungen

Herr Weber, wie unterstützen Sie Ihre angebundenen Makler für noch mehr Effizienz?

FINASS.net unterstützt Makler sehr effizient bei der Vertragsverwaltung. Alle Informationen, die zu einem Kundenvorgang benötigt werden, sind mit wenigen Klicks erreichbar, gleichzeitig werden weitere Kundendaten angezeigt. Ergänzend dazu unterstützen clevere Assistenten bei den täglichen Aufgaben.

So können u.a. aus der Vertragsmaske heraus Schreiben erstellt werden. Dafür werden lediglich die Art der Korrespondenz (Brief/Fax/Mail), der Empfänger (Kunde/Gesellschaft/Untervermittler) und der hinterlegte Standardtext ausgewählt, oder ein individueller Text erstellt. Auch Dokumente aus FINASS.net können als Anhang in einer E-Mail mitgesendet werden. 70 bis 90 Prozent der ausgehenden Korrespondenz können mit wenigen Klicks erledigt werden. Vertragsdokumente der Gesellschaften, die per Download oder über den BiPRO-Postkorb zur Verfügung gestellt werden, kann FINASS.net automatisch verarbeiten und beim jeweiligen Vertrag archivieren.

Ein eigener E-Mail-Client ordnet eingehende E-Mails direkt dem im FINASS.net gespeicherten Absender zu. Per Klick kann geantwortet und/oder archiviert werden. Damit ist die E-Mail-Korrespondenz nicht nur zu 100 Prozent im MVP integriert, sondern der gesamte Schriftverkehr nachvollziehbar. Wichtig ist, es wird nicht nur der Absender der Nachricht sondern auch der dazugehörige Kunde/Vertrag inklusive Betreff und Vertragsnummer erkannt und die Korrespondenz damit verknüpft.

Welche Neuerungen sind bei Ihnen kurzfristig geplant?

Als neues Produkt stellen wir zur DKM im Oktober unsere FINASS-APP vor. Damit können Makler mit Mobilgeräten auf Daten und Dokumente in FINASS.net zugreifen. Optional kann unser Anwender dann auch seinem Endkunden einen Zugriff auf dessen Daten und Dokumente gewähren, damit dieser zum Beispiel selbst Daten über die APP erfassen kann. Gerade jüngere Kunden wünsche sich eine digitale Kommunikation mit ihrem Makler. Mit diesem Tool wollen wir unsere Kunden unterstützen und diese im Wettbewerb gegenüber den Fintechs stärken.

Bis wann wird die App verfügbar sein?

Die APP wird gleich nach der DKM für Android und iOS (Apple) verfügbar sein. Unsere Kunden werden das neue Produkt vor der Bestellung kostenfrei testen können

Sie sprechen von Kundentracking direkt aus dem MVP – was dürfen wir uns darunter vorstellen?

Kundentracking ist die Neuerung der DKM 2015, die bei unseren Kunden begeistert aufgenommen wurde. Wir ermöglichen dadurch auch Maklern mit kleineren und mittleren Betrieben eine Technologie, die sonst eher nur von großen Konzernen genutzt wird. Viele Makler bieten ihren Kunden regelmäßige Informationen über Newsletter per Mail an. Feedback darauf, bzw. welche Informationen Interesse beim Kunden finden, gibt es nur selten.

Wir bieten dem Makler die Funktionalität, dass der Newsletter über je einen Link pro Thema auf die Internetseite des Maklers bei unserem Kooperationspartner maklerhomepage.net verweist. Dort sind für den E-Mail-Empfänger weitere Informationen zum jeweiligen Thema des Newsletters hinterlegt. Dabei „merkt“ sich die Zielseite im Internet, wer wann welche Information über den Link abgerufen hat.

Die Ergebnisse dazu stellen wir dem Makler täglich in seinem FINASS.net zur Verfügung. Somit gibt es konkrete Feedbacks zu den Newsletter-Aktionen und den Themen, die auf der Internetseite weitergelesen wurden. Wir arbeiten hier mit maklerhomepage.net zusammen, weil wir dem Makler dadurch eine sehr professionelle, einfach individualisierbare und dennoch günstige Umgebung für die Homepage des Maklers anbieten.

Gibt es auch eine Schnittstelle, beispielsweise zum Steuerberater?

Eine Schnittstelle zum Steuerberater, wie sie bei Buchhaltungsprogrammen üblich ist, gibt es in FINASS.net nicht. Ich gehe davon aus, dass dies bei fast allen MVPs so der Fall ist. Der Hintergrund dafür ist, dass in der Buchhaltung jeweils nur die Summen der Abrechnungen gebucht werden, also bspw. der Gesamtbetrag, der im August von einem Versicherer eingegangen ist und die Summe des Abrechnungsbetrags des Untervermittlers Meier, die im August als Überweisung angewiesen wird.

Im MVP, soweit dieses wie FINASS über eine Untervermittlerabrechnung verfügt, müssen dagegen die vielen Einzelprovisionspositionen je Kunde/Vertrag erfasst und an die Untervermittler verteilt werden, so dass hier hunderte oder tausende Teilbuchungen entstehen, da Einzelpositionen ja nochmals auf mehrere Empfänger (Untervermittler) zu verteilen sind.

Um den Erfassungsaufwand seitenlanger Papierabrechnungen zu minimieren, hat FINASS.net schon seit Jahren Importschnittstellen implementiert, die die Datenlieferungen der führenden Versicherer und Pools, meist CSV oder Excel, verarbeiten können. Obwohl bereits 96 Formate unterstützt werden, kommen ständig weitere hinzu. Sollte einem unserer Makler eine Anbindung fehlen, stellen wir diese in der Regel innerhalb einer Woche als Update mit der neuen Gesellschaft zu Verfügung. Vorausgesetzt, wir erhalten dafür die nötigen Informationen und Daten.

GDV 4.0 – welche Aussage treffen Sie?

Die Brancheninitiativen zur Optimierung der Kommunikation zwischen Makler und den Gesellschaften begrüßen wir natürlich sehr. GDV 4.0 und die Normen der BiPRO helfen den Maklern erheblich die tägliche Arbeit zu vereinfachen. Der GDV hat mit dem neuen TGIC-Standard (Maklerkommunikation 4.0) einen weiteren Schritt zur Vereinheitlichung der Kommunikation gemacht, der mittelfristig die unterschiedlichen Authentifizierungsvarianten ablösen könnte, was eine zusätzliche Vereinfachung darstellt.

In FINASS.net kann der Anwender die neuen Kommunikationswege über eine Schnittstelle zum b-tix-BiPRO-Client nutzen, der ihm kostenfrei zur Verfügung steht. Darüber kann sowohl die elektronische Post abgeholt und automatisch in FINASS.net verarbeitet, als auch die angebundenen Tarifrechner genutzt werden. Über den sogenannten „Deeplink“ kann der Makler direkt aus der FINASS.net-Vertragsmaske ohne weitere Anmeldung und ohne umständliche Navigation im Extranet der Gesellschaft auf die aktuell beim Versicherer gespeicherten Daten zugreifen. Das erleichtert die tägliche Arbeit auch schon sehr stark.

Insgesamt kann man also zusammenfassen, dass FINASS.net dem Makler hilft die Effizienz zu erhöhen, indem wir ihn in allen Bereichen unterstützen, wo Daten und Dokumente zeitaufwändig erfasst oder verarbeitet werden müssen, die auch automatisiert zu verarbeiten sind. Auf der Roadshow Vermittlerfortbildung im September und Oktober können Makler alles Wissenswerte dazu persönlich erfahren.

Herr Weber, vielen Dank für das informative Gespräch!

 

Bild: (1) © ra2 studio / fotolia.com (2) © FW Finanz- & Assekuranz-Kontor GmbH Versicherungsmakler & Finanzdienstleistungen